Chào các bạn, trình soạn thảo văn bản Phrase của Microsoft chắc hẳn đã quá quen thuộc với chúng ta phải không đặc biệt là với những người thường xuyên làm báo cáo như sinh viên hay dân văn phòng. Khi làm báo cáo chắc chắc ai cũng phải làm mục lục.
Vậy bạn đánh chỉ mục các đề mục khi tạo mục lục như thế nào? Đa số chúng ta sử dụng cách thủ công đúng không, các bạn có biết rằng chúng ta hoàn toàn có thể làm được điều đó một cách hoàn toàn tự động. Hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Multilevel Checklist để có thể tự động hóa việc đánh các chỉ số đầu mục khi tạo mục lục để tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
Nào cùng bắt đầu thôi! Trước khi đi vào bài viết bạn có thể tải file đính kèm mình đã chuẩn bị dưới đây để thực hành nhé!
Multilevel Checklist là gì?
Còn được gọi là danh sách đa cấp độ. Thật ra multilevel listing là một dạng Bullets and Numbering nhưng có nhiều cấp độ hơn dùng tạo chỉ mục khi bạn có nhiều mục mà mỗi mục đó lại có các mục con khác nhau.
Tính năng này được tạo ra để phục vụ cho người dùng chủ yếu trong việc đánh đầu mục trong các văn bản có nhiều cấp độ, đặt biệt nó là một công cụ rất đắt lực hỗ trợ người dung tạo mục lục tự động mà nhiều người lại không biết tính năng rất hữu ích này.
Tạo một Multilevel Checklist như thế nào?
Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo ra một multilevel listing để sử dụng cho riêng mình.
Trong khuôn khổ bài viết mình sẽ hướng dẫn cho các bạn tạo ra một listing có 3 cấp độ (tức là chỉ số đầu mục đến 1.1.1). Với các listing nhiều cấp độ hơn các bạn có thể làm tương tự. Ở bài hướng dẫn mình sử dụng Phrase 2010, ở các bản phrase khác các bạn làm tương tự nhé, về cơ bản cũng không có gì khác biệt.
Để bắt đầu, trên màn hình làm viêc của Phrase các bạn chuyển sang tab Dwelling và chọn vào dấu tam giác ngược ở phần mình đã đánh dấu:
Tiếp theo chọn vào phần Outline New Multilevel Checklist …
Sẽ có một của sổ hiện lên như thế này, các bạn chọn vào Extra >> nhé:
Các bạn cần lưu ý đến 7 chỗ mình đã đánh dấu dưới đây, chủ yếu chúng ta sẽ tùy chỉnh các mục này.
Thiết lập stage 1
Tại vị trí số (1) là cấp độ của đầu mục, ở đây ta sẽ tùy chỉnh từ cấp độ cao nhất trước nhé, phải theo thứ tự 1, 2, 3 … nhé. Hãy click on vào số 1 trong mục Click on stage to switch, ở đây mình chọn số 1). Tại số (2) bạn chọn heading 1 nhé (vì mình sẽ dùng để tạo mục lục nửa). Số (3) thì các bạn xóa hết đi. Số (4) thì các bạn để về (none). Số (5) thì sửa lại là 0 nhé.
Tại vị trí số (6) các bạn click on vào nút Set for all stage sẽ hiện ra một của sổ nhỏ như bên dưới và sửa tất cả về 0 sau đó chọn OK:
Cuối cùng ở vị trí số 7 là mục observe quantity with (chọn ký tự theo sau các số đầu mục) các bạn chọn là House nhé nếu muốn để ký tự theo sao các số đầu mục là khoảng trắng nếu để Tab thì khoảng các từ số đầu mục đến ký tự đầu tiên sẽ lớn trông rất khó chịu.
Sau khi thay tác xong thì mọi thứ sẽ như thế này:
Sau đó bạn quay lại ô số (3) Enter formatting for quantity nhé, lúc nãy chúng ta đã xóa hết ở đây không có gì, theo như đầu bài mình để đầu mục stage 1 này sẽ là Chương 1, Chương 2, … nên mình sẽ gõ chữ Chương vào đây -> sau đó chuyển sang phần số (4) – Quantity type for this stage chọn 1, 2, 3 … nhé.
Vậy là ta đã thiết lập xong stage 1.
Thiết lập stage 2
Để thiết lập stage 2 tại mục số (1) – Click on stage to switch, chúng ta chọn vào số 2, tại các mục (5) – Textual content indent at, (6) – Set for all stage và (7) – Comply with quantity with các bạn thiết lập tương tự như ở stage 1 nhé.
Tại mục (2) – Hyperlink stage to type chúng ta chọn Heading 2.
Đến mục số (3) – Enter formatting for quantity chúng ta cũng tiến hành xóa tất cả những gì trong ô này đi. Và ô (4)- Quantity type for this stage chúng ta sẽ để (none).
Sau bước này thì mọi thứ sẽ như sau:
Sau đó chúng ta Nhấn vào biểu tượng tam giác ngược ở mục Embrace stage quantity from và chọn stage 1 (nhớ là bạn đã thiết lập stage 1 rồi ở đây mới có nhé) -> Trên khung Enter formatting for quantity sẽ xuất hiện số 1sau đó bạn đưa con trỏ chuột lại đây và thêm dấu “.” ở ngay sau số 1 -> chuyển sang mục Quantity type for quantity và chọn 1, 2, 3, … Sau khi thiết lập xong thì sẽ như thế này:
Chúng ta đã thiết lập xong stage 2 bây giờ chúng ta chuyển sang thiết lập stage 3.
Thiết lập stage 3
Tới đây các bạn chắc cũng đã hình dung ra được là stage 3 chúng ta cần thiết lập như thế nào rồi đúng không? Ở các mục Textual content indent at, Set for all stage và Comply with quantity with chúng ta vẫn thiết lập như các stage trước. Mục Click on stage to switch các bạn chọn số 3.
Ở mục Hyperlink stage to type các bạn chọn Heading 3. Chúng ta cũng xóa hết các phần trong ô Enter formatting for quantity đi và để Quantity type for this stage là (none).
Sau đó chọn vào biểu tượng hình tam giác ngược trong mục Embrace stage quantity from -> chọn stage 1 -> sau đó thêm dấu “.” vào sau số 1 -> tiếp tục click on vào biểu tượng hình tam giác ngược của phần Embrace stage quantity from và chọn Stage 2 -> thêm một số 1 nửa xuất hiện trong ô Enter formatting for quantity chúng ta tiếp tục điền dấu “.” vào sau số 1 này -> cuối cùng để ô Quantity type for this stage thành 1, 2, 3, … .
Sau khi đã hoàn thành các thao tác trên mọi thứ sẽ như sau:
Ta đã định nghĩa xong một Multilevel Checklist có 3 cấp độ, các bạn nhấn Save để lưu các thiết lập lại.
Cách sử dụng Multilevel Checklist để tạo mục lục tự động
Sau khi lưu các thiết lập ở trên lại thì các bạn sẽ thấy ở phần Model trong thẻ house sẽ xuất hiện các type mới như sau:
Nhưng các bạn thấy các type này có định dạng như các Heading mà nó liên kết đến (như chương 1 thì type của nó sẽ giống như của Heading 1). Các bạn có thể nhấp chuột phải và nó và chọn Modify để tùy chỉnh lại về kiểu chữ, màu chữ, kích cỡ và các thứ liên quan đến type như một type thông thường.
Sau khi đã hiệu chỉnh lại các type vừa ý rồi thì bạn có thể sử dụng như các type bình thường rồi. Các chỉ mục sẽ được đánh một cách hoàn toàn tự động và chính xác. Và cuối cùng bạn có thể tạo mục lục và kết quả đạt được:
Nếu các bạn không nhớ cách tạo mục lục thì hãy xem lại bài viết bằng cách tìm ở thanh tìm kiếm, Topthuthuat đã có bài viết hướng dẫn. Hãy thực hành với tệp tin đính kèm của mình ở đầu bài viết cho thành thục nhé.
Lời kết
Như vậy là mình vừa hướng dẫn các bạn cách đánh chỉ mục tự động với tính năng Multilevel Checklist trong Microsoft Phrase. Phrase cung cấp rất nhiều tính năng để người dùng có thể tự động hóa công việc của mình, đây chỉ là một trong nhiều tính năng tự động khác mà mình muốn giới thiệu đến các bạn.
Hy vọng bài viết có thể giúp được các bạn trong công việc văn bản hàng ngày. Nếu thấy bài viết có ích hoặc có bất kỳ thắc mắc nào hãy chia sẻ và để lại ý kiến bên dưới phần bình luận nhé!
Chúc các bạn thành công!
